Сроки хранения документов: что изменится для бухгалтера

 

Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций. Приказ Росархива вступает в силу 18 февраля. Прежний перечень, утвержденный Минкультуры, утратит силу.

Новшеств, с которыми придется столкнуться бухгалтеру, довольно много. Они касаются бухгалтеров не только коммерческих организаций, но и организаций госсектора. Рассмотрим наиболее значительные изменения.

Для всех организаций

Договоры

Изменились сроки хранения договоров и соглашений:

  • договор дарения (пожертвования)имущества — «до ликвидации организации» вместо постоянного хранения (ст. 90 нового перечня);
  • договор лизинга— пять лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества (ст. 96 нового перечня). Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу (ст. 97 нового перечня);
  • документы по залогу недвижимости— 10 лет вместо постоянного хранения (ст. 98 нового перечня). Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу;
  • договор мены недвижимостинужно хранить до ликвидации организации, а не пять лет. Кроме того, уточнен момент, с которого отсчитывается этот срок. Им теперь является не только истечение срока действия договора, но и прекращение обязательств по соглашению (ст. 99 нового перечня);
  • договор поручения— 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо пяти лет (ст. 101 нового перечня);
  • договор кредита или займас условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет (ст. 261 новый перечень). Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.

Паспорта сделок теперь нужно хранить 15 лет, а не постоянно (ст. 102 нового перечня). Новшество не затронуло кредитные организации: для них остался прежний 15-летний срок хранения.

 

Дебиторская и кредиторская задолженность

Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга (ст. 266 нового перечня).

Счета-фактуры

На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырех лет до пяти (ст. 317 нового перечня).

Зарплата и доходы физ.лиц

Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять (ст. 295 нового перечня). Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.

Срок хранения реестров сведений о доходах физлиц резко сократили: вместо 75 лет их нужно будет хранить всего пять (ст. 313 нового перечня).

Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали (ст. 296 нового перечня). Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счет нужно 50 лет (прим. 3 к новому перечню).

Первичные документы

Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу (ст. 277 нового перечня).

Расчет и уплата налогов и взносов

Закреплена обязанность пять лет хранить справки (ст. 305 нового перечня):

  • об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
  • о состоянии расчетов с бюджетом.

Кроме того, теперь есть прямая норма для расчетов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство (ст. 308, прим. 3 нового перечня).

Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета. Однако было неясно, какие именно документы имелись в виду в обеих нормах.

Для коммерческих компаний

Основные средства

Документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить не постоянно, а пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов (ст. 323 нового перечня). Этот же срок установлен для документов об их списании.

Те же пять лет после выбытия имущества нужно хранить акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс (ст. 325 нового перечня). По прежнему документу их следовало хранить постоянно.

УСН

Если организация или индивидуальный предприниматель применяет УСН, книги учета доходов и расходов должны храниться всего пять лет, а не постоянно (ст. 318 нового перечня).

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий