Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций. Приказ Росархива вступает в силу 18 февраля. Прежний перечень, утвержденный Минкультуры, утратит силу.

Новшеств, с которыми придется столкнуться бухгалтеру, довольно много. Они касаются бухгалтеров не только коммерческих организаций, но и организаций госсектора. Рассмотрим наиболее значительные изменения.

Для всех организаций

Договоры

Изменились сроки хранения договоров и соглашений:

• договор дарения (пожертвования)имущества — «до ликвидации организации» вместо постоянного хранения (ст. 90 нового перечня);
• договор лизинга— пять лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества (ст. 96 нового перечня). Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу (ст. 97 нового перечня);
• документы по залогу недвижимости— 10 лет вместо постоянного хранения (ст. 98 нового перечня). Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу;
• договор мены недвижимостинужно хранить до ликвидации организации, а не пять лет. Кроме того, уточнен момент, с которого отсчитывается этот срок. Им теперь является не только истечение срока действия договора, но и прекращение обязательств по соглашению (ст. 99 нового перечня);
• договор поручения— 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо пяти лет (ст. 101 нового перечня);
• договор кредита или займас условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет (ст. 261 новый перечень). Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.

Паспорта сделок теперь нужно хранить 15 лет, а не постоянно (ст. 102 нового перечня). Новшество не затронуло кредитные организации: для них остался прежний 15-летний срок хранения.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга (ст. 266 нового перечня).

Счета-фактуры

На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырех лет до пяти (ст. 317 нового перечня).

Зарплата и доходы физ.лиц

Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять (ст. 295 нового перечня). Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.

Срок хранения реестров сведений о доходах физлиц резко сократили: вместо 75 лет их нужно будет хранить всего пять (ст. 313 нового перечня).

Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали (ст. 296 нового перечня). Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счет нужно 50 лет (прим. 3 к новому перечню).

Первичные документы

Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу (ст. 277 нового перечня).

Расчет и уплата налогов и взносов

Закреплена обязанность пять лет хранить справки (ст. 305 нового перечня):

• об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
• о состоянии расчетов с бюджетом.

Кроме того, теперь есть прямая норма для расчетов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство (ст. 308, прим. 3 нового перечня).

Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета. Однако было неясно, какие именно документы имелись в виду в обеих нормах.

Для коммерческих компаний

Основные средства

Документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить не постоянно, а пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов (ст. 323 нового перечня). Этот же срок установлен для документов об их списании.

Те же пять лет после выбытия имущества нужно хранить акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс (ст. 325 нового перечня). По прежнему документу их следовало хранить постоянно.

УСН

Если организация или индивидуальный предприниматель применяет УСН, книги учета доходов и расходов должны храниться всего пять лет, а не постоянно (ст. 318 нового перечня).

Работодателям придется предоставлять сотрудникам при приеме или увольнении документ по специальной форме. Он понадобится работнику, чтобы встать на воинский учет по месту пребывания.

Справку будут выдавать в следующих случаях:

• у сотрудника нет регистрации ни по месту жительства, ни по месту пребывания;
• он прибыл в место пребывания на срок более трех месяцев, но в нем не зарегистрировался.

Напомним, работодатель также обязан направлять в военкомат сведения о приеме и увольнении всех работников, подлежащих воинскому учету.

ФНС утвердила новую форму расчета по страховым взносам, порядок ее заполнения и формат представления в электронном виде. Для большинства плательщиков взносов изменений немного. В основном поправки технические. Расскажем о самых заметных новшествах.

В расчет потребуется вносить меньше сведений.

Так, по всему бланку не надо будет указывать общую сумму показателей за последние три месяца расчетного или отчетного периода.

Графы, в которых отражают сейчас такие данные, удалили. Например, в подразделе 1.1 строка 030 включает 5 граф, а в новой форме их только 4.

В графах нужно будет привести сведения о сумме выплат и вознаграждений, исчисленных физлицам с начала расчетного периода всего и помесячно за последние три месяца отчетного или расчетного периода. Далее рассмотрим изменения, которые касаются отдельных листов формы.

Если организация получила требование о представлении пояснений к декларации, это не означает, что инспекция нашла ошибку. Неточности, которые приводят к неуплате налога, подтверждаются актом налоговой проверки. Данный вывод следует из позиции ФНС, которую приводит Минфин. Отметим, налоговое ведомство приходит к такому мнению не в первый раз.

Что это значит для организации? Она может избежать штрафа за неуплату, если подаст «уточненку» и заплатит недостающую сумму налога и пени. Получение упомянутого требования на такую возможность не влияет. Однако нужно все сделать до составления акта.

Организация заявила в декларации НДС к возмещению. Проверяющие в возмещении отказали, однако это решение суд признал неправомерным. Инспекция налог вернула, но без процентов за несвоевременный возврат. Она указала, что компания не подавала заявления на возврат. Налогоплательщик снова пошел в суд и снова выиграл.

АС Уральского округа, ссылаясь на позицию ВАС РФ, отметил, что проценты должны рассчитываться с 12-го дня после завершения камеральной проверки. Отсутствие заявления на этот порядок не влияет.

Обращаем внимание, что есть и другой подход. Например, ВС РФ, отказывая в пересмотре выводов АС Поволжского округа, заметил, что без заявления у проверяющих не возникает обязанности возвращать налог и платить проценты. При этом не имеет значения, какое решение принято: о возмещении НДС или об отказе в возмещении, затем признанное незаконным.

С 10 февраля ключевая ставка составит 6% годовых. На решение Банка России, скорее всего, повлияло замедление инфляции.

По информации Минэкономразвития, прогнозируемый уровень инфляции за первый месяц нового года — 2,5–2,6%. По итогам 2019 года этот показатель составил 3%.

Прирост ВВП в прошлом году, по оценкам Росстата, достиг 1,3%. Значение оказалось ниже, чем ожидалось, в основном из-за экспорта. Однако в конце декабря Центробанк предположил, что в ближайшие три года показатель роста ВВП увеличится до 2-3%.

Эксперты считают, что очередное снижение ключевой ставки вряд ли повлияет на курс рубля. Однако ставки по депозитам, наверное, снова уменьшатся. Возможно, банки снизят и ставки по кредитам.

К вопросу о ключевой ставке Центробанк вернется 20 марта. Пока сложно сказать, каким будет решение регулятора. К тому моменту на состояние экономики могут повлиять предложенные президентом меры социальной поддержки, а также ситуация с коронавирусом в Китае.

Расширение спектра социальных выплат и продление программы маткапитала могут подстегнуть инфляцию. Закрытие же границы в связи с эпидемией приведет, вероятно, к повышению цен на товары из КНР и снижению интенсивности внешнеторговых отношений, что, в свою очередь, может привести к замедлению роста ВВП.

По мнению экспертов, если ситуация в экономике не изменится, можно ожидать, что Центробанк снизит ключевую ставку в течение года до 5,75%. Однако большего понижения ждать не стоит.

Отметим, что ставку, которая не повышает и не сдерживает инфляцию, ЦБ РФ расценивает как нейтральную. С точки зрения регулятора, ее размер равен уровню инфляции, который увеличен на 2–3 процентных пункта.

Сотрудники не доверяют электронным трудовым книжкам? Устали объяснять им новые правила? Мы подготовили для вас памятку с популярными вопросами, с которыми работники приходят к специалисту по кадрам. Используйте ее, чтобы быстро найти ответ, или раздайте вместе с уведомлением о выборе формата книжки.

Что происходит?

С 1 января появился электронный формат трудовой книжки. Это информация, которую мы передаем в Пенсионный фонд, а он ее собирает и хранит на своих ресурсах. Вам нужно выбрать: оставить за собой бумажную и электронную трудовую книжку или полностью перейти на электронную.

Зачем мне электронная книжка?

У электронной трудовой книжки много плюсов:

• она не потеряется: Пенсионный фонд обещает высокий уровень защиты данных;
• сведения быстро и легко получитьу нас в отделе кадров, в ПФР, МФЦ или на сайте госуслуг;
• в будущем документы для оформления пенсии можно будет представить в электронном виде.

Не хочу ничего менять. Так можно?

Можно. До конца года принесите нам заявление. В нем укажите: «Прошу вести мою трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ». Тогда мы сохраним за вами оба формата.

Сейчас боюсь отказываться от бумажной книжки. Потом можно будет передумать?

Да, вы сможете отказаться от нее в любой момент, если в этом году заявите о сохранении трудовой книжки. А вот наоборот сделать не получится.

Согласен перейти на электронную трудовую книжку. Что нужно сделать?

В этом случае от вас тоже потребуется заявление. В нем укажите: «Прошу предоставлять сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Мы выдадим вам трудовую книжку на руки. Подать заявление нужно до конца года.

Если я перейду на электронную книжку, чем я смогу подтвердить стаж на новой работе?

Мы выдадим вам документ о трудовой деятельности в нашей организации. Будет он бумажным или электронным, вы решите сами. Его можно будет предъявить новому работодателю вместо трудовой книжки.

А я не хочу писать никакое заявление! Что мне за это будет? Что станет с моей книжкой?

Это ваше право, наказывать за это не станем. Трудовая книжка за вами сохранится, будем вести ее и на бумаге, и в электронном виде. Однако советуем написать заявление. Если не сделаете выбор, возможно, новый работодатель откажется вести вам бумажную трудовую книжку.

Выходное пособие при увольнении по соглашению выгодно тем, что позволяет избежать конфликтов. Однако иногда работодатель не хочет платить, например, если подозревает злоупотребление. Расскажем, на что суды обращают внимание, отказывая работникам во взыскании «золотых парашютов».

Как оформлены документы

Выплата предусмотрена только в соглашении об увольнении

ТК РФ позволяет устанавливать случаи допвыплат и их размер в трудовом или коллективном договоре. В некоторых ситуациях судам достаточно условия в соглашении, чтобы взыскать компенсацию. Так, Мосгорсуд обязал работодателя выплатить выходное пособие, объяснив это следующим. Работник, заключив соглашение, хотел уйти на определенных условиях. Отказ в выплате лишил его возможности остаться в организации или уволиться по иному основанию.

В подобных ситуациях можете сослаться на позицию Верховного суда. Он указывал: не нужно применять условие соглашения, которое противоречит трудовому договору и локальным нормативным актам, в частности, если в них не предусмотрены допвыплаты при увольнении по соглашению сторон.

Работник уволился по собственному желанию

Мосгорсуд оставил без выплат начальника отдела, который ушел из компании, а после обратился в суд за взысканием компенсации по соглашению сторон. Работодатель убедил суд, что соглашение подложное, а работник прекратил трудовые отношения по своей инициативе.

Выплата установлена только одному сотруднику

Санкт-Петербургский городской суд не стал взыскивать выходное пособие в пользу директора филиала, поскольку в трудовых договорах по аналогичным должностям не было условия о выплате. Работник получил преимущество по сравнению с другими сотрудниками, что привело к дискриминации.

В аналогичной ситуации Мосгорсуд отказал заместителю гендиректора во взыскании 10 окладов. В компании не было принято выплачивать дополнительное выходное пособие. В проекте трудового договора, утвержденном руководителем, отсутствовало условие о компенсации при увольнении. Не было такого условия и в соглашении.

При каких обстоятельствах заключено соглашение

Руководитель подписал соглашение в последние дни нахождения на должности

Челябинский областной суд увидел нарушение в том, что директор в свой последний рабочий день договорился с работником о выплате трех средних заработков.

Выплата по соглашению сторон прямо запрещена ТК РФ

Запрет касается руководителя, его заместителя, главного бухгалтера госкорпорации, госкомпании и других организаций. Суду этого достаточно, чтобы отказать работнику в иске.

Размер выплаты несоразмерно высокий

12 зарплат на сумму более 1 млн руб. — такое выходное пособие суд признал слишком большим. Несоразмерно высокое пособие говорит о злоупотреблении правом, не создает дополнительной мотивации работника к труду и не отвечает принципу адекватности компенсации.

Отметим, оптимальной может быть сумма, которая не превышает трехкратного среднего заработка сотрудника. Так, Мосгорсуд не увидел злоупотребления в выплате компенсации в размере двух окладов.

Совет директоров не давал согласия на выходное пособие

Финансовый директор подписал с гендиректором соглашение о выплате 2,5 млн руб. в связи с увольнением. Мосгорсуд признал это злоупотреблением, так как стороны согласовали крупную сумму без одобрения совета директоров.

Работодатель находится в кризисном финансовом состоянии

Мосгорсуд признавал условие о допвыплатах неприменимым, когда:

• организация находилась в тяжелом финансовом положении, что подтверждала бухгалтерская справка;
• компания проходила процедуру банкротства.

• Центробанк и Минфин предлагают ввести новую пенсионную систему – гарантированный пенсионный план (ГПП), что потребует внести ряд изменений, в частности, в налоговое законодательство. Соответствующие поправки, скорее всего, будут в ближайшее время вынесены на общественное обсуждение. Пока на портале появилась пояснительная записка к законопроекту.
• Новшества затронут НДФЛ и налог на прибыль. Для работодателей предусмотрят систему стимулирования активного участия в формировании ГПП. Так, они смогут уменьшать базу по прибыли на часть суммы пенсионных взносов, удержанных из доходов сотрудников – участников ГПП.

Кроме того, по взносам на формирование гарантированного пенсионного плана можно будет получить у работодателя социальный вычет. Причем никаких документов, в том числе заявления, от сотрудника не потребуется.

Работодатель объявил сотруднику «строгий выговор с занесением в личное дело». Среди причин наказания он назвал грубейшие нарушения дисциплины, халатное отношение к трудовым обязанностям, отказ от выполнения поручений руководителя. Работник посчитал, что трудовую дисциплину не нарушал.

Суд признал наказание незаконным. В приказе о взыскании нарушение описали общими фразами. В нем не было:

• подробного указания места, времени, обстоятельств совершения проступка;
• четкой и понятной формулировки вины работника;
• ссылки на нарушенные нормы локальных нормативных актов.

Кроме того, к работнику нельзя применить «строгий выговор», поскольку ТК РФ он не предусмотрен.

Отметим, суды и ранее признавали незаконным наказание из-за неправильно оформленного приказа о дисциплинарной ответственности, например Нижегородский областной суд, Мосгорсуд, Красноярский краевой суд.